Хозяйственная деятельность предпринимателей и предприятий насыщена подписанием различных документов. Несмотря на то, что электронный документооборот становится все более обыденным, до настоящего времени подписание документов на бумаге является основным способом фиксации договоренностей и различных фактов.
Не касаясь юридической стороны вопроса, хотелось бы дать несколько рекомендаций практического свойства, которые помогут либо избежать недобросовестных действий контрагентов, либо защитить свои права, если такие действия будут все-таки предприняты.
Подписание договора
- Проверяйте полномочия стороны, подписывающей договор:
— если это генеральный директор, то проверьте по выписке из ЕГРЮЛ, действительно ли он является генеральным директором;
— если это любое иное лицо, то у него должна быть доверенность на право подписания договора. Экземпляр доверенности или ее заверенную копию необходимо приложить к договору.
- Проверяйте не является ли для вашего контрагента сделка крупной (на сумму 25% и выше от балансовой стоимости активов общества на последнюю отчетную дату). Если сделка крупная, то требуется ее корпоративное одобрение со стороны участников общества-контрагента.
- Подписание должно происходить очно, чтобы быть уверенным, что подпись ставит именно то лицо, которое указано в договоре. В случае заочного подписания, экземпляры должны направляться с официальными сопроводительными письмами, позволяющими надежно установить, от кого они исходят.
- Крайне желательно, чтобы подписи ставились не только в конце договора, но и на каждом листе, а также чтобы подписанты сами вписывали свои фамилию, имя и отчество. Это пригодится в том случае, если сторона договора станет отрицать, что подписывала его: для проведения почерковедческой экспертизы необходимо как можно больше материала.
- Договор должен быть сшит, страницы в нем пронумерованы. Сшивка с задней части договора должна быть заклеена отрезком бумаги, на котором должно быть указано количество листов, ФИО, должности и подписи подписантов.
Исполнение договора
Все вышесказанное имеет отношение и к подписанию товарных накладных, УПД и тому подобных документов, возникающих при исполнении договоров.
- Все графы вышеуказанных документов должны быть заполнены. Обратите внимание, что графа «Груз принял» в накладной предназначена для перевозчика, если товар доставляется перевозчиком (например, водитель грузополучателя), а графа «Груз получил» должна быть заполнена уполномоченным лицом грузополучателя. Не забывайте проставлять даты отгрузки и получения.
- Если товар получает лицо по доверенности, то такая доверенность должна содержать все его данные. Сама доверенность указывается в накладной, УПД, акте сдачи-приемки и т.п., а ее экземпляр или заверенную копию необходимо прилагать к соответствующему документу.
- Отдельно по транспортной накладной: указывайте подробно, что перевозится, а не только количество грузовых мест. При утрате груза это будет иметь значение, так как суду необходимо будет доподлинно установить, что именно перевозилось.
- Не оставляйте товар, не получив свой подписанный экземпляр накладной: в случае недобросовестного поведения контрагента – если он заявит, что товар не получал, доказать обратное будет крайне сложно.
- По договорам подряда и оказания услуг, предусматривайте этапы работ и подписывайте промежуточные акты сдачи-приемки: в случае конфликта и досрочного прекращения договора можно будет подтвердить выполненный объем без дорогостоящих экспертиз.
Завершение договора
По завершении исполнения договоров подписывайте с контрагентами акты сверки. По договорам подряда и оказания услуг обязательно подписание актов сдачи-приемки. Если контрагент уклоняется от их подписания, направляйте их ему почтой – ценным письмом (с описью вложения).